resmi yazışma kılavuzu ne demek?

Resmi Yazışma Kılavuzu, kamu kurum ve kuruluşları arasındaki yazışmaların belirli standartlara uygun olarak yapılmasını sağlayan bir rehberdir. Bu kılavuz, yazışmaların biçimsel özelliklerinden içeriğine kadar birçok konuda yol gösterici bilgiler içerir. Amaç, yazışmaların anlaşılabilir, düzenli, tutarlı ve profesyonel olmasını sağlamaktır. İşte kılavuzda yer alan bazı önemli konular:

• Resmi Yazıların Unsurları: Bir resmi yazının hangi bölümlerden oluştuğu, bu bölümlerin nasıl düzenleneceği ve hangi bilgileri içermesi gerektiği açıklanır. (Örn: Başlık, sayı, tarih, konu, ilgi, metin, imza vb.)

• Yazı Tipleri ve Boyutları: Resmi yazılarda kullanılması gereken yazı tipleri (genellikle Times New Roman veya Arial) ve bu yazı tiplerinin hangi boyutlarda kullanılması gerektiği belirtilir.

• Kağıt Boyutu ve Kenar Boşlukları: Yazıların hangi kağıt boyutunda (genellikle A4) ve hangi kenar boşluklarıyla hazırlanması gerektiği tanımlanır.

• Satır Aralığı ve Paragraf Düzeni: Metin içindeki satır aralığı (genellikle 1 veya 1.15) ve paragrafların nasıl düzenlenmesi gerektiği (örneğin, girintili veya blok paragraf) açıklanır.

• Dil ve Üslup: Resmi yazılarda kullanılması gereken dilin açık, anlaşılır, doğru ve resmi olması gerektiği vurgulanır. Argo, jargon veya gayrı resmi ifadelerden kaçınılması gerektiği belirtilir.

• İmza ve Onay: Yazıyı imzalama yetkisi olan kişilerin kimler olduğu ve imza işleminin nasıl yapılması gerektiği açıklanır. Onay süreçleri ve onay mercileri hakkında bilgi verilir.

• Dağıtım: Yazının hangi kurum veya kişilere gönderileceği, dağıtım listesinin nasıl hazırlanacağı ve dağıtımın nasıl yapılacağı belirtilir.

• Gizlilik Derecesi: Yazının gizlilik derecesi varsa (örneğin, "Gizli", "Özel") bunun nasıl belirtileceği açıklanır.

• Ekler: Yazıya eklenmesi gereken belgeler varsa bunların nasıl belirtileceği ve sıralanacağı açıklanır.

• Sayısal Kodlar ve Dosyalama Sistemi: Kurumun kullandığı sayısal kodlama sistemi ve yazının dosyalama sistemine nasıl kaydedileceği hakkında bilgi verilir.

Bu konular, resmi yazışmaların daha profesyonel ve düzenli bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur. Her kurumun kendi iç yönergeleri de bu kılavuza ek olarak uygulanabilir.